כל תכנון של כנס עשוי להוות חוויה אך גם אתגר, לכן חשוב להצטייד בציוד הטוב ביותר הרבה לפני שהוא עומד להתחיל. בכתבה זו נסקור חלק מהציוד אשר יאפשר לכם להפיק את הכנס הטוב ביותר. אז תכינו את עטים ותתחילו בהכנה – כי אנחנו יוצאים לדרך.
מחשבים ניידים לעבודה בשטח
כבר מההתחלה אתם תרצו שלכל מי שעומד להיות חלק בקידום הכנס תהיה את האפשרות לעבוד מכל מקום וכאן המחשבים הניידים נכנסים לתמונה. מחשבים אלו יאפשרו לכם לשלוח שידורים חיים בזמן אמת לבעלי המניות בחברה או השותפים שלכם לכנס, גם כאשר אתם תצאו לסיור לוקיישנים. הם גם יאפשרו לכם לעבוד בקלות ולשתף בענן את המסקנות בזמן אמת.
לוח מטרה
לוח זה יאפשר לכם לקבוע היעדים KPI של הכנס וישמש אתכם גם לאחריו. כן תרשמו בדיוק מה אתם רוצים: כמה אנשים אתם רוצים לארח, אילו מטרות עסקיות תרצו להשיג, מהו משך הכנס, כמה אורחים תרצו שיהיו? ועוד. כמו כן, תשימו לב גם לתקציב אשר עומד לרשותכם ושעליו נרחיב בסעיף הבא.
מסמך אקסל לחישוב התקציב
לאחר שיש לכם מטרות עסקיות, אפשר לשים אותם בפרספקטיבה התקציבית המתאימה: כמה כסף עומד לרשותכם, אילו מקורות תקציביים רלוונטי (כדאי לקחת כסף מהרבעון הבא) אילו הם אמצעים חזותיים חייבים לגרום בכנס להפוך לסיפור הצלחה? ועוד. כן, אנחנו מדברים גם על מספר המסכים, שילוט הכוונה ועל העלות של הדוברים השונים.
מסכים גדולים – גם לפני הכנס וגם בזמן אמת
גם בזמן הכנס אבל גם הרבה לפני שהוא קורה, אתם תצטרכו מסכים גדולים. לפני הכנס, מסכים אלו יאפשרו לכם להציג בפרזנטציות פנימיות הדמיות של הכנס ושל הדוכנים השונים. לאחר מכן, תוכלו להשתמש במסכים בכדי להקרין את הדוברים המרכזיים בלייב גם למי שלא נמצא בשורות הראשונות. כך שבהחלט מדובר בהשקעה – אולם כיום ניתן להשכיר אותם ולצמצם בעלויות.
מערכת ההפצה איכותית
מסרונים או ניוזלטרים הם בהחלט אופציות טובות בכדי להזמין את הקהל שלך. מערכות הפצה אלו יאפשרו לכם להגיע לאלפי נמענים בלחיצת כפתור ולהפוך את תהליך אז הזמנה לקל במיוחד. שימו לב רק שאתם מחברים אותה למערכת לאישור הגעה בכדי להפוך את התהליך לאוטומטי עד כמה שאפשר ולהיות על הדופק בכל רגע לפני הכנס הבא שלכם
מדפסות
בכדי שכל הגורמים הרלוונטיים יחתמו על תוכנית העבודה שלכם, אתם תבקשו להדפיס וכמה מסמכים. לכן אתם חייבים מספר מדפסות איכותיות וכמובן שגם דפים וטונר. שימו לב, מדפסות רגילות יעזרו לכם עד גבול מסוים, לשם ביצוע עבודה מקצועית מומלץ לגשת אל בית דפוס סטיקי אשר יוכל לייעץ לכם ולעזור לכם עד לכנס עצמו. כמובן שיש עוד בתי דפוס אולם הוא נחשב בקרב יודעי דבר כאחד האיכותיים בתחום.
