קיבלתם על עצמכם להפיק כנס או תערוכה? בין אם אתם עושים זאת בהתנדבות ובין אם באופן מקצועי, הפקת כנס או תערוכה זו אולי משימה תובענית, אך כזו שניתן לצלוח בעזרת הנקודות והטיפים הבאים.
התחילו לתכנן מבעוד מועד
ככל שתתחילו מוקדם יותר, כך תהיו כמה שיותר ערוכים, תוכלו להתמודד עם שינויים ולוודא שהכל מתנהל כמתוכנן ללא הפתעות מיותרות. כאשר מדובר בכנס או תערוכה בהיקף סטנדרטי, עליכם להתחיל לתכנן חצי שנה מראש. אך אם מדובר באירוע גדול מהרגיל, קחו לכם שנה. כך יהיה לכם זמן לשאול את עצמכם מיליון שאלות, לקבל תשובות ולהתחיל ללכת בדרך הנכונה.
הרכיבו צוות מנצח
כבר עכשיו אנחנו אומרים לכם: יהיה לכם קשה לעשות הכל לבד. לא שאתם לא יכולים, אלא שלא כדאי לכם. לכן אין פה מקום לשאלה בכלל – הרכבת צוות מנצח תחסוך לכם המון כאבי ראש, שכן צוות ייעודי ייקח אחריות על היבטים שונים של התכנון והארגון. התפקיד שלכם יהיה לדאוג לתיאום בין חברי הצוות, להאציל סמכויות ולוודא שהכל מתנהל בהתאם לציפיות.
הכינו תכנית עסקית
בין אם הכנס ממומן על ידי ספונסרים או מענקים ובין אם לא, עליכם לעבוד על פי תקציב ולו רק בגלל שכדאי שתדעו היכן ואיך אתם מבזבזים את הכסף שעומד לרשותכם. הגדרת תקציב תעזור לכם להחליט גם כמה כסף עליכם לגבות מהמשתפים בכנס, להבין מהם האולמות שתוכלו להרשות לעצמכם ולדעת כמה כסף תוכלו להוציא על קייטרינג, שיווק, פעילויות, הרצאות וכדומה.
קבעו תאריך ומצאו מקום
המיקום והתאריך חשובים לאין שיעור, במיוחד אם אתם רוצים שיגיעו לכנס או לתערוכה האנשים הנכונים. על הכנס להיות בתאריך ובשעה נוחים ובמיקום מרכזי ונגיש, כך שלא תהיה בעיה להגיע. בעת חיפוש אחר מקומות, אל תתפשרו: בדקו רק מקומות שעונים לדרישות שלכם וזמינים לתאריך ואל תשכחו: הגודל כן קובע.
וודאו שיש לכם את כל האישורים הנחוצים
בעת ארגון אירועים באופן כללי וכנסים ותערוכות בפרט, יש לוודא שיש לכם את כל האישורים הנחוצים. כך למשל עליכם לקבל אישור כיבוי אש, עליכם לוודא שלמקום שאתם בוחרים יש רישיון עסק תקף וביטוח מתאים. יהיה עליכם לארגן אישורי כניסה למוזמנים, לקבל אישור מהמשטרה אם צריך ולסיכום: לפנות לכל הגורמים החשובים שבלי האישור שלהם לא תוכלו להרים כנס ותערוכה לתפארת.
יש המון נקודות חשובות בעת תכנון והפקת כנסים ותערוכות, לכן, אם זו הפעם הראשונה שלכם, תוכלו להיעזר בחברה שזהו תחום התמחותה. חברה שתעשה עבורכם את העבודה ותוודא שכל אירוע בהפקתכם יהפוך לסיפור הצלחה.
